確定開會(huì)的必要性

　　如果會(huì)議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動(dòng)干戈組織開會(huì)。如果是決策性會(huì)議，要首先權(quán)衡開會(huì)需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會(huì)的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會(huì)”，堅(jiān)決不開“老鼠會(huì)議”。

　　充分做會(huì)前準(zhǔn)備

　　很多公司在開會(huì)的時(shí)候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會(huì)，9：30會(huì)議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里？主要是會(huì)議資料不應(yīng)該在會(huì)場閱讀，而應(yīng)該在開會(huì)前發(fā)放并閱讀，一到會(huì)場就直接討論和表決，開會(huì)就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會(huì)議流程，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，初步估算開會(huì)將持續(xù)的時(shí)間，并將會(huì)議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的工作。提前將與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時(shí)間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會(huì)議效果。

　　靈活掌握會(huì)議進(jìn)程

　　會(huì)議主持人是會(huì)議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議主持人要掌握會(huì)議的進(jìn)程，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會(huì)議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時(shí)整頓會(huì)議秩序，將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會(huì)議的本質(zhì)，即會(huì)議就是為了解決問題而開。

　　有的酒店專門在會(huì)議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí)，把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會(huì)離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會(huì)議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。

　　另外，為了開會(huì)不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點(diǎn)：

　　主講人條理清楚，層次分明。會(huì)議的幾個(gè)議題要清晰，層次要分明，不能混淆。

　　掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會(huì)影響聽會(huì)人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。

　　適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會(huì)場的氣氛。

　　如非必要，就不要準(zhǔn)備會(huì)議材料，只列議題即可。會(huì)議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會(huì)對參加會(huì)議的人造成一種依賴心理。

　　選擇恰當(dāng)時(shí)間

　　首先，會(huì)議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間，應(yīng)該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，避免了員工沒有心思參會(huì)的問題。其次，會(huì)議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，否則會(huì)讓員工產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對會(huì)議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時(shí)員，在會(huì)議的每個(gè)階段計(jì)時(shí)員會(huì)依照會(huì)議通知規(guī)定的每人報(bào)告時(shí)間，提出警告，以免會(huì)議延遲。

開會(huì)先說重要的。。會(huì)議上最好盡量說實(shí)用的東西。。當(dāng)然，充分的準(zhǔn)備是前提。。。而且會(huì)議的時(shí)間不要過長，兩小時(shí)以內(nèi)比較好。，太長了與會(huì)者注意力會(huì)分散。。

開會(huì)不要那么煩悶就行了，主持開會(huì)的人要回搞氣氛